IRIScan Pro 3 & Cardiris Corporate 5.5

VON Nils TarnowskiZUM Dienstag Letzte Bearbeitung: 3. Juni 2015 um 18 Uhr 46 Minuten

 

Nachdem Sie die ersten Ergebnisse meines Praktikums bei IRIS® Media schon gesehen haben - die optischen Veränderungen auf dieser Website dürfen Sie nämlich mir anhängen - darf ich nun meinen ersten schriftlichen Beitrag zu DaybyDay leisten.

Vor mir steht die Aufgabe die "Wolf’sche Personen- und Kontaktdaten Sammlung" (ca. 300 Visitenkarten) der letzten Monate zu Digitalisieren und die Informationen für die weitere Verwendung im Sinne der Medienintegration analoger und digitaler Daten aufzubereiten. So wird es jedenfalls in meiner Tagesdokumentation für die IHK stehen. Klingt jedenfalls seriöser als „und heute scannte ich Visitenkarten“.
Rückblickend bestand das Praktikum bisher aus ernst zu nehmenden Aufgaben, was nicht zu erwarten war, mich aber sehr gefreut hat. Dies ist nun tatsächlich meine erste typische Praktikanten-Aufgabe. Die Firma I.R.I.S. in Belgien bietet zu meinem Glück Hardware und Software, die mir diese Aufgabe erleichtern soll. Diese Produkte gilt es nun zu testen, um zu sehen, wie hilfreich sie in der Praxis tatsächlich sind.

IRIScan™ Pro 3 Wifi

Der portable Scanner IRIScan Pro 3 Wifi wird auf der Website von I.R.I.S. mit vielen Stärken beschrieben- Und zugegebener Maßen eignet er sich sehr gut für seinen mobilen Zweck. Ohne an einem Computer angeschlossen zu sein, kann man Dokumente scannen, die dann als JPEG oder PDF, in schwarz-weiß oder farbig und in 300dpi oder 600dpi auf dem internen Speicher abgelegt werden. Diesen kann man mit einer SD-Karte auch erweitern. Per USB oder WLAN kann man die gespeicherten Bilder und Dokument auf seine Geräten bringen, wobei das WLAN nur funktioniert, wenn der Scanner am Stromnetz angeschlossen ist. Für Smartphones soll es sogar eine App geben, die die Nutzung der WLAN-Funktion noch vereinfachen soll, die wurde aber (noch) nicht getestet.

Beim Design hat scheinbar auch jemand mitgedacht. Denn trotz der kleinen Ausmaße lassen sich die Papiere über die aufklappbaren Halterungen und Führungen Problemlos gerade einscannen, wenn man sich nicht wie ich am Anfang etwas unbeholfen anstellt. Ab und zu muss man beim Einzug eines Blattes etwas nachhelfen, das kommt aber selten vor.

Der portable Scanner erfüllt damit 100%ig seinen Zweck und die eingescannten Ergebnisse sind von der Qualität her sogar recht gut.

Readiris™ Corporate 14

Mit der nur kurz angetesteten Software Readiris™ Corporate 14 lassen sich die Dokumente sogar direkt in bearbeitungsfähige Word-Dokumente, durchsuchbare PDFs und andere Formate exportieren oder in bestimmte Cloud-Services hochladen. Wenn nicht gerade unglückliche Umstände dazwischen kommen, ist die Texterkennung auch nahezu fehlerfrei. Zu "unglücklichen Umständen" zählen zum Beispiel ungewöhnliche Schriftarten, Textdekorationen, schlechte Kontraste oder außer-europäische Sonderzeichen.
Anstatt schon gescannte Dokumente vom internen Speicher zu verarbeiten kann man mit der Software auch einfach auf die Funktionen und Einstellungen des Scanners zugreifen (wenn dieser per USB am Computer angeschlossen ist) und ein neues Dokument scannen, das sofort weiter verarbeitet werden kann.

Auf den ersten Blick ist es ein insgesamt starkes Tool für den portablen Scanner das meiner Meinung nach hält, was auf der Website von I.R.I.S. versprochen wird.

Cardiris™ Corporate 5.5

Jetzt wird es für mich interessant. Denn die Software Cardiris™ Corporate 5.5 soll das Tool sein, das mir bei meiner Aufgabe unterstützen und Zeit sparen soll.

Verlieren Sie die Visitenkarte – aber nicht den Kontakt

Mit dem IRIScan™ Pro 3 Wifi können Sie Ihre über lange Zeit gesammelten Massen an Visitenkarten schnell scannen. Sie können mit der enthaltenen Erkennungssoftware für Visitenkarten Cardiris™ alle Daten extrahieren und Ihre digitalen Kontakte an Outlook, Excel, Salesforce, ACT! und weitere Anwendungen exportieren.

Dank des speziellen Steckplatzes am Scanner können Sie sogar Ihre Ausweise und Kreditkarten im Handumdrehen scannen!

http://www.irislink.com/c1-2805-48/IRIScan-Pro-3-Wifi---multifunktionaler-mobiler-WLAN-Scanner.aspx

Tatsächlich... wenn man alle Halterungen zuklappt, die beim Scannen von A4-Dokumente nützlich sind, sieht man an der Hinterseite die Einlege-Führung für Visitenkarten.
Scheint einfach zu sein.
Auch die Software ist recht intuitiv gestaltet.
Abgesehen von den Registrierungs-Aufforderungen ist das erste, was man auf der Haupt-Benutzeroberfläche sieht, eine Beispiel-Datenbank von eingescannten Visitenkarten. Sieht kinderleicht aus.
Für den Test habe ich erstmal alle Einstellungen gelassen, wie sie sind und eine neue Datenbank angelegt. In der Menü-Leiste oben sind 3 unmissverständliche Buttons zu sehen mit den Aufschriften "1. Scannen", "2. Erkennen" und "3. Exportieren".
Klickt man auf den ersten Button kann man in die Visitenkarten nacheinander in den dafür vorgesehenen Bereich des Scanners stecken. Sie werden gescannt und sofort in der Software angezeigt. Nun kann man die Visitenkarten mit der Maus markieren und mit dem zweiten Button die Informationen analysieren.
Nun kommt also der ach so berühmte Moment der Wahrheit.

Die einzelnen Felder füllen sich nacheinander mit Informationen und auf den ersten Blick scheint das Programm seine Aufgabe zu erfüllen. Klickt man nach der Analyse auf eine Visitenkarte, so kann man die analysierten Daten ansehen und bearbeiten.

Bei den meisten Visitenkarten waren die Daten, die korrekt erkannt bzw. nicht korrekt erkannt wurden unterschiedlich.
Bei allen Visitenkarten wurden der Vor- und Nachname immer richtig erkannt.
Auch Telefon-, Handy-, Faxnummern wurden nicht verwechselt und zusammen mit den Links zu den Homepages fast immer richtig erkannt.
Schwieriger hat es das Programm bei Firmennamen, Job-Bezeichnungen und E-Mail-Adressen, wobei gerade E-Mail-Adressen mit zu den wichtigsten Kontaktdaten in der heutigen Zeit zählen.

In den Einstellungen lässt sich scheinbar auch das Erkennungsverfahren nicht beeinflussen. Um eventuell doch ein besseres Ergebnis zu bekommen habe ich das Programm geschlossen, den Scanner von meinem Laptop getrennt und die Visitenkarten ohne die Software gescannt. Dabei habe ich am Scanner die bestmöglichen Einstellungen vorgenommen (JPEG - 600dpi - schwarz-weiß), um somit die Analyse durch einen besseren Kontrast zu unterstützen. Dann habe ich den Scanner wieder am Laptop angeschlossen, die Bilder manuell in das Programm geladen und wieder die Analyse laufen lassen. Leider war das Ergebnis immer noch das gleiche.

Es zeigt sich, dass die Analyse von Fall zu Fall mal besser und mal schlechter funktioniert. Genau wie die Texterkennung der Readers Software ist auch die Analyse der Visitenkarte von Faktoren abhängig, die das Ergebnis stark verbessern oder verschlechtern können. Da ich auch ein paar gleich gestaltete Visitenkarten dabei hatte (Visitenkarten verschiedener Personen aus der gleichen Firma), konnte ich auch etwas über die Analyse lernen:
Farben, Kontraste, dekorative Symbole, ungewöhnliche Schriftarten können dazu führen, dass die Erkennung nicht richtig Funktioniert. Schwierig sind auch mehrzeilige englischsprachige Job-Titel, von denen oft eine Zeile als Firmenname missverstanden wird. Und auch ob ein Text fett/ größer bzw. nicht fett/kleiner ist, scheint das Programm zu analysieren, um die Information besser interpretieren zu können. Logisch wäre es wichtige Informationen größer zu schreiben. Wenn nun aber ein besonders kreativer Mensch den Firmennamen am kleinsten schreibt, oder jemand mit besonders großem Ego seinen Job-Titel am größten schreibt, dann kann es passieren, dass diese Informationen falsch interpretiert werden.
Was dem Programm tatsächlich zu helfen scheint, ist, wenn man die Visitenkarten nach Nationalität ordnet und in den Einstellungen vorher festlegt, dass man mit dem folgenden Scan-Vorgang Visitenkarten aus dem Land XY importiert. Somit erleichtert man dem Programm die Analyse der Adressen und was Job-Titel, Firmenname, etc. sein könnte.

Fazit

Das Programm ersetzt also weder einen denkenden Menschen, noch eine kontrollierende Instanz. Aber das wird ja auch nicht behauptet. Das Scannen an sich geht wirklich schnell und um einzelne Visitenkarten unterwegs zu digitalisieren ist auch die Nacharbeit, die man leisten muss, in Ordnung. Wenn man sich allerdings erhofft beim Digitalisieren von mehreren Hundert Visitenkarten viel Zeit zu ersparen wird man enttäuscht.
Jede gescannte Visitenkarte muss überprüft werden.
Jede Zeile sollte Korrektur gelesen werden.
Daher schätze ich die ersparte Zeit beim einscannen vieler Visitenkarten auf 30-40% und diese 30-40% sind als Kompliment zu verstehen, denn ich hätte ein schlechteres Ergebnis erwartet.

Bei dem Design einer Visitenkarte möchte man auffallen. Dafür werden viele verschiedene Dinge ausprobiert und es wird experimentiert was das Zeug hält. Das resultiert darin, dass jede Visitenkarte einzigartig ist. Wie soll man also eine Routine entwickeln, die etwas analysiert, was keiner Routine folgt?

Ich bewerte Cardiris daher als sehr positiv, weil sie in meinen Augen fast alles leistet, was man realistisch erwarten kann. Will man, dass solche Analysetools noch besser und zuverlässiger werden, muss man entweder sehr viel in die Entwicklung investieren oder Visitenkarten weiter Vereinheitlichen. Da aber mit dem Design einer Visitenkarte sehr viel Charakter einer Firma oder einer Person vermittelt wird, würde eine Vereinheitlichung ein bisschen dem Sinn der Visitenkarte widersprechen. Man möchte schließlich sich selbst ein Stück weit darstellen.


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