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VON Dr. Wolf SiegertZUM Freitag Letzte Bearbeitung: 31. Dezember 2014 um 00 Uhr 52 Minuten

 

Am 11 Juli 2014 wird im Anschluss an die Jahrespressekonferenz der DATEV unter der Überschrift
"Hilfe zum Abbau der Papierarchive im Mittelstand"
ein Text zum Thema Ersetzendes Scannen veröffentlicht, nach dessen Kenntnisnahme es so klingt, als ob es tatsächlich möglich sein könnte, mit Beginn des Jahres 2015 seine Papiervorlagen Zug um Zug in die Tonne treten zu können, weil die Erfassung all dieser Dokumente einfach und revisionssicher möglich sein wird. [1]

Von all den auch in Form einer Pressemitteilung dokumentierten Themen - Vorausgefüllte Steuererklärung | Kanzleibörse als Hilfe bei der Nachfolgesuche | E-Bilanz | Neuen Regeln für die elektronische Buchführung (GoBD) - war das des endgültigen Abschieds von der Notwendigkeit, seine Unterlagen auch in Papierform aufbewahren zu müssen, das auch für den eigenen Berufsstand interessanteste.

Machen wir uns nichts vor: Obwohl die meisten von uns Selbständigen als "VSME", als "Very Small Medium Enterprise" eine wahrlich geeignete Zielgruppe darstellen, wird es nicht einfach sein, hier sehr schnell auf ein hohes Mass an Begeisterung und Zustimmung zu stossen. Dabei wäre es gerade für kleine Betriebe eine echte Erleichterung, wenn es gelänge, in einem einfachen und kostengünstigen Verfahren sich zumindest von einem Teil der Belastungen der allfälligen Buchhaltungsvorarbeiten und der damit zusammenhängenden Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichen zu entlasten.

Im Verlauf der Pressekonferenz wurden erste technische Informationen bereitgestellt - vor allem, dass das Ganze auf der Basis von PDF-Dokumenten erfolgen soll, denen jeweils ein unverwechselbarer und unzerstörbarer XML-Container angehängt wird, über den die Revisionssicherheit verbürgt werden kann [2].

Insgesamt zeigt es sich, dass es das Bestreben des Hauses ist, gerade im Bereich der VSMEs bzw. der KMUs immer mehr der Standardprozeduren dort zu belassen, wo sie am besten, am schnellsten und am kostengünstigsten durchgeführt werden können: durch die Selbständigen in ihren Büros oder den ihrer Steuerberater. In einem Unternehmen, bei der DATEV selbst oder bei Drittanbietern.

Ziel ist es offensichtlich, den bisher immer noch gesteigerten Revenuestream in Zukunft dadurch zu sichern, dass die Genossenschaft sich in noch stärkerem Umfang den Aufgaben der Beratung und der Sicherung - anstatt der Verwaltung - zuwendet.

Anmerkungen

[1Sauber dokumentierte Scanprozesse sind für Unternehmen der Schlüssel dazu, sich der Papier-Originale ihrer Belege zu entledigen und so den Aufwand einer Ablage in Aktenordnern zur sparen. Das bestätigte auch die Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen, die die Universität Kassel und die DATEV eG im vergangenen Herbst durchgeführt haben. Um Unternehmen einen Leitfaden an die Hand zu geben, wie sie der Dokumentationsanforderung nachkommen können, haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam eine Muster-Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen vorgelegt. Unter www.datev.de/ersetzendes-scannen stellt DATEV den Link darauf bereit. Darüber hinaus arbeitet die Genossenschaft an Unterstützungsangeboten, mit denen Steuerberater das Ersetzende Scannen möglichst einfach und sicher in den Unternehmen ihrer Mandanten einführen können.

Die „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ beschreibt die einzelnen Verfahrensschritte der Bearbeitung der papierenen Originalbelege vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie etwa die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Kriterien für ein internes Kontrollsystem.

Studie weckt Begehrlichkeiten

Mit der Simulationsstudie hat DATEV eine breite Diskussion angestoßen, die aufzeigt, welches Rationalisierungspotenzial das Ersetzende Scannen gerade für kleine und mittlere Betriebe birgt. Mehrere mittelstandsnahe Organisationen und Verbände fordern vor dem Hintergrund der Studienergebnisse inzwischen von der Politik, die gesetzlichen Vorschriften sowie die Anforderungen an die Praxis anzupassen und somit für Rechtssicherheit zu sorgen. [...]

[2Am Vorabend war in einem informellen Gespräch sogar schon ein Preis von unter 10 Euro pro Monat für die Nutzung dieses Dienstes mit dem neuen ZUGFeRD-Standard genannt worden.


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