ELWA Digital Office: ELO

VON technikZUM Mittwoch Letzte Bearbeitung: 19. Januar 2015 um 12 Uhr 30 Minuten

 

Um die über Jahre gesammelten gedruckten Texte und Dokumente in ein digitales Archiv zu überführen, wird ELO Digital Office installiert, getestet und konfiguriert. Das Ganze erfolgt im Rahmen des sogenannten und schon Ende letzten Jahres geschilderten ELWA-Projektes, für dessen Partnerschaft sich auch die ELO-Software als gut geeinget angeboten hat [1].

  1. Der Scanner Avision AV220 C2 wird installiert und erste Scans mit dem Avison Capture Tool erfolgreich durchgeführt.
  2. Die ELO Installation läuft problemlos wie im Handbuch ab.
  3. Ein erster Scan befördert Dokumente einzelblattweise in die Demo Testdatenbank
  4. Nach Umbau des Arbeitsplatz und Anlegen einer neuen ELO-Datenbank die unangenehme Überraschung: Trotz Konfiguration für A4-Seiten im ELO Einstellungsfenster werden gelegentlich Seiten nicht in voller Breite gescannt.

Ein Anruf bei der ELO Support-Hotline (0180 5 35 23 10 / 0,14 €/min) ergibt folgende Auskunft:

— Als kurzfristige Lösung wird angeboten, einen Netzwerkscanner als Workaround zu definieren, und die extern gescannten Dokumente über den ELO-Posteingang in das Archiv zu übernehmen. Dazu wird ein vollständiger Pfad für den Posteingang sowie der Dateityp aller relevanter externer Scans in ELO-Office definiert.
— Für eine genaue Prüfung des Scannerproblems werden eine Protokolldatei sowie Screenshots der ELO Scan-Parameter und Scan-Profile benötigt. Sie werden an support@elo.com geschickt und ermöglichen zusammen mit der Fehlerbeschreibzung eine genaue Analyse und Lösung des Problems.

Der ELO Support antwortet mit für das Verständnis des ELO-Systems hilfreichen technischen Hinweisen und fragt nach Auswertung des Logfiles gezielt nach:

Es spielt eigentlich keine Rolle, ob A4 mit 2480x3496 oder User defined mit 2480x3496 Pixeln gescannt wird. Es werden immer diese Daten übermittelt.
Laut Report setzen wir erfolgreich das Imagelayout (IMAGELAYOUT/SET Zeile 267/268) auf 8.266667 x 11.653333 Inch == 2480x3496 Pixel bei 300 dpi , trotzdem liefert der Scanner jedes Mal eine andere Seitengröße (2024x3480, 1384x3411, 2408x3487, bis hin zu 33x3478.

a) Wenn Sie den Scan per Vorausschau (Button in ELOoffice) wählen, haben Sie dann die Möglichkeit eine automatische Seitengrößen-Erkennung oder etwas Ähnliches einzustellen? Bzw. haben Sie diese Option wenn Sie außerhalb von ELOoffice mit dem Scanner arbeiten?
b) Könnten Sie uns bitte einen Twister-Report anfertigen und zukommen lassen? Dieser Report ist um noch einiges aussagekräftiger als das Log, welches Sie uns bereits zugesandt hatten. Den Twister mit dem der Report erstellt werden kann, können Sie unter folgender URL herunterladen:
http://www.eztwain.com/twister.htm
c) Waren die von Ihnen eingescannten Seiten alle im Din-A4 Format? Oder waren evtl. auch Din-A5 Seiten, Kassenzettel oder Ähnliches dabei?

Der fruchtbare Dialog wird unsererseits durch Probleme mit BIOS und Erkennung der SATA-Festplatten unterbrochen. Wir sind gezwungen mit der ganzen Einrichtung auf einen anderen Rechner umzuziehen.

Gleichzeitig präzisiert sich die ELWA-Aufgabenstellung:
Wir bauen ein Archiv auf, dessen Struktur weitgehend der Unternehmenspräsentation auf iris-media.com folgt. Ziel ist es, alle eingescannten Blätter erstens lokal zu archivieren und zweitens eine Auswahl daraus in die Webpräsenz einzuspielen.
Die Schnittstelle mit dem Web-CMS SPIP rückt so ins Zentrum. Wir entscheiden uns, ein "offenes System" zu nutzen. Es gibt keine "internen" Daten, die etwa mit hierarchisch abgestuften Zugriffsrechten ausgestattet werden müssten. Für Versionierung und Inhaltsentwicklung genügt uns zunächst eine "info.txt"-Datei pro Projekt/Verzeichnis, denn wir haben es mit statischen Dokumenten zu tun, die in einer möglichst einfachen Struktur, sozusagen als flat database, digital zugänglich gemacht werden sollen.

Daraus ergibt sich der folgende Arbeitsablauf:

  1. mehrseitige Dokumente werden mit dem Avision Capture Tool mit 300dpi als TIF stapelweise eingelesen.
  2. pro Projekt wird ein Ordner angelegt, der alle Scans eines mehrseitigen Dokuments in Unterordnern aufnimmt.
  3. Omnipage Pro erstellt ein im Volltext durchsuchbares PDF und eine Word-2000-Datei aus den Scans eines Ordners. Diese Dateien werden im selben Ordner wie die TIF-Scans abgelegt.
  4. Entweder wird das so erhaltene PDF oder ein zusätzlich mit einer Auswahl an Scans gefülltes PDF der WWW-Präsentation des Projekts hinzugefügt.
  5. Falls erforderlich werden Notizen zum Arbeitsablauf, Planungen, Mängel- und Versionshinweise in einer Datei "info.txt" lokal im Projekt- bzw. Dokumentverzeichnis festgehalten.

Falls Omnipage Texte oder Grafiken nicht bzw. zu schlecht erkennt, wird aus den Scans und der vorhandenen Word-Datei eine vollständige Version erstellt, die Grafiken und manuell korrigierten Text enthält.

Bis dato hat sich ELO als sehr zuverlässig und vor allem durch seinen Support wirklich hilfreiches Produkt ausgewiesen. Dass dabei die dort versammelten Volltextdateien nicht extern genutzt werden können, ergibt sich aus Struktur und Aufgabe des Systems. Unsere derzeit abzulegenden Dokumente müssen nicht revisionssicher sein. Das könnte sich aber im weiteren Arbeitsprozess noch ändern und es ist gut zu wissen, dass uns dann ein so qualifizierter Partner zur Verfügung steht.